Посмотреть список счетов и документов
LanbillingX сохраняет данные о всех созданных документах. В любой момент менеджер может посмотреть их: проверить детали каждого документа, узнать статус отправки и оплаты счёта. Также можно сохранить документы на компьютер и отправить на электронные почты клиентов.
Сделать это можно двумя способами. В разделе «Документы» представлен список всех счетов на оплату, актов, и т. д. Если вы хотите посмотреть документы одного клиента, то это удобно сделать в его карточке.
-
Перейдите в раздел «Документы». Выберите подраздел «Счета» или «Бухгалтерские документы».
-
Установите фильтры для отбора документов.
-
Задайте временные границы: по дате выставления документа или по периоду.
Пример. Счёт за ноябрь 2020 года выставлен клиенту шестого декабря. В этом случае дата выставления — это 06.12.20, а период — это ноябрь 2020.
-
В подразделе «Бухгалтерские документы» укажите тип документа, например, «Акт» или «Универсальный передаточный документ».
В подразделе «Счета» укажите статус счёта, например, «Оплачен», «Не оплачен» или «Просрочен».
- Воспользуйтесь фильтром, чтобы определить, каким клиентам нужно отправить документы.
-
Система построит список документов. Любой документ можно сохранить на компьютер или отправить клиенту на email.
Список выставленных в биллинге счетов можно сохранить на компьютер в виде csv-файла.
Статус счёта
Некоторые документы предполагают оплату от клиента, например, счёт. У таких документов есть статусы: «Не оплачен», «Оплачен», «Просрочен», «Отменён». Они нужны, чтобы менеджер мог контролировать своевременность платежей.
Статус «Не оплачен»
Статус «Не оплачен» присваивается документу автоматически после его создания. Для документа с этим статусом доступны действия «Оплатить» и «Отменить». Менеджер может выбрать соответствующую функцию в выпадающем списке в разделе «Счета» или в карточке клиента.
Статус «Оплачен»
В статус «Оплачен» документ может перейти тремя способами:
- при загрузке реестра — на основании данных из клиент-банка или 1С;
- менеджер выбирает счёт, когда проводит одиночный платёж;
- менеджер вручную отмечает счёт как оплаченный.
Чтобы вручную отметить счёт оплаченным, следуйте инструкции.
-
Найдите счёт. Установить отметку можно для счетов со статусом «Не оплачено» или «Просрочено».
-
В выпадающем списке выберите «Оплатить». 
-
Выберите дату оплаты.
-
Нажмите «Да, оплатить» — счёт перейдёт в статус Оплачен. Баланс договора при этом не изменится.
Если вы отметили не тот счёт, в выпадающем списке выберите «Отменить оплату» и подтвердите действие — счёт снова станет не оплачен.
-
Откройте карточку клиента.
-
Перейдите на вкладку «Документы».
-
В выпадающем списке выберите «Оплатить». Это можно сделать для счетов со статусом «Не оплачено» или «Просрочено».
-
Выберите дату оплаты.
-
Нажмите «Да, оплатить» — счёт перейдёт в статус Оплачен. Баланс договора при этом не изменится.
Если вы отметили не тот счёт, в выпадающем списке выберите «Отменить оплату» и подтвердите действие — счёт снова станет не оплачен.
Статус «Просрочен»
Если не отметить документ оплаченным, система переводит его в статус «Просрочен».
- Для предоплатных тарифов — первое число расчётного периода.
- Для постоплатных тарифов — первый день нового периода + отсрочка.
Для просроченного документа также доступны действия «Оплатить» и «Отменить» во всплывающем окне.
Статус «Отменён»
Если счёт был выставлен с ошибкой и его уже нельзя удалить (например, он уже был отправлен клиенту), выберите статус документа «Отменён».
Отменённый счёт неактивен и не может быть использован для осуществления платежей.
При необходимости можно восстановить отменённый счёт, выбрав действие «Восстановить» в выпадающем списке и подтвердив его.
У вас есть вопросы по этой статье? Пожалуйста, напишите нам