Автоматизация выставления счетов

LanbillingX — система для учёта услуг и выставления счетов. Она подойдет компаниям, которые работают в различных сферах: ЖКХ, хостинг, мониторинг транспорта, реселлинг ПО и т. д. С помощью LanbillingX удобно

• Рассылать клиентам счета и принимать оплаты

• Контролировать своевременность платежей и блокировать доступ в случае просрочки

• В реальном времени получать отчёты: поступившие оплаты, список должников, статистика подключенных услуг

• Передавать данные в 1С

Как настроить

1. Укажите название своей организации и заполните данные о ней.

2. Подготовьте рабочие места для своих сотрудников: создайте профили и назначьте им роли.

3. Создайте тарифы и услуги. Это ваши предложения, которые будут приобретать клиенты.

4. Добавьте в LanbillingX клиентов: перенесите базу из 1С или создайте карточки вручную. Для каждого клиента создайте хотя бы один договор — на нём будут храниться средства.

5. Настройте работу с уведомлениями. Система будет посылать клиентам SMS или email, когда произойдёт то или иное событие — к примеру, если баланс опустился ниже заданного порога.

6. Чтобы учесть особенности вашей компании, задайте общие настройки. Например, укажите параметры исходящей почты и установите отсрочку блокировки подписок.

7. Если вы хотите, чтобы физлица могли самостоятельно пополнять баланс договора в личном кабинете, настройте взаимодействие с платёжной системой ЮKassa.

Как работать

В начале рабочего дня сотрудник должен авторизоваться в LanbillingX. С помощью системы менеджер взаимодействует с клиентами и платежами, администратор поддерживает в актуальном состоянии тарифы и услуги, а руководитель контролирует работу и просматривает отчёты.

Подписки на услуги

Когда клиент приобретает услуги вашей компании, сделку нужно отразить в системе. В LanbillingX эта сделка называется подпиской на услуги. Клиент может приобрести услуги двумя способами: с помощью менеджера или самостоятельно в личном кабинете.

В первом случае менеджер создает карточку клиента, добавляет договор и подключает подписку. После этого клиенту станет доступен личный кабинет, в котором удобно смотреть, какие подписки сейчас активны и сколько средств осталось на договоре.

Во втором случае клиент самостоятельно регистрируется в личном кабинете и подключает подписку без участия менеджера.

Счета и оплаты

Менеджер должен регулярно формировать документы: счета на оплату услуг, акты сдачи-приёмки, счета-фактуры и т. д. В LanbillingX он может создавать и рассылать документы — для всех клиентов или только для одного. Этот процесс можно автоматизировать — LanbillingX ежемесячно будет формировать документы и отправлять их клиентам по электронной почте. Сформированные счета можно загрузить в 1С.

Оплаты, которые клиенты перечисляют на расчётный счёт организации, удобно [массово загружать] в систему из 1С или вашей системы «Клиент-Банк». Также менеджер может проводить платежи по одному — например, чтобы зафиксировать операции с наличными.

Если у вас настроено взаимодействие с ЮKassa, физлица смогут оплатить счета в личном кабинете. В этом случае платёж автоматически зафиксируется в LanbillingX.

Контроль

LanbillingX сохраняет данные обо всех проданных подписках и поступивших платежах. На основании этих сведений строятся отчёты, которые помогают анализировать работу компании. Например, можно получить информацию о проданных услугах или построить список клиентов, которые просрочили оплаты.