Массово создать и отправить счета клиентам

LanbillingX позволяет менеджеру быстро создавать первичные документы: счета на оплату услуг, счета на предоплату, счета-фактуры и акты сдачи-приёмки. Процесс генерации можно автоматизировать — система ежемесячно будет создавать документы для определённой группы или сразу для всех клиентов.

Также менеджер может формировать и отправлять документы вручную.

Сформировать документы

  1. Перейдите в раздел «Документы» — «Сформировать документы».

    image
  2. Выберите шаблон, например, «Счёт» или «Акт».

  3. Укажите номер первого документа. Система автоматически предложит номер на основании настроек в шаблоне документа. Его можно изменить — ввести любое сочетание символов.

    Пример. Если указать «Doc-512», то LanbillingX сгенерирует документы с номерами «Doc-512», «Doc-513» и т. д.

    image
  4. Укажите день выставления документа.

  5. Задайте период — месяц, за который нужно выставить документ.

    Пример. Счёт за ноябрь 2020 года выставлен клиенту шестого декабря. В этом случае дата выставления — это 06.12.20, а период — это ноябрь 2020.

    image
  6. Выберите, для кого нужно сформировать документы:

    • для всех клиентов;
    • для участников определённой группы;
    • для всех, кроме участников определённой группы;
    • для одного клиента;
    • для одного договора.

    image

    Также вы можете воспользоваться расширенным поиском.

  7. Нажмите «Сформировать».

    image

Система начнёт генерировать документы. Если их много, то этот процесс может занять несколько минут. Генерация выполняется в фоновом режиме — в это время вы можете продолжать работу в LanbillingX.

Состояние генерации отображается в столбце «Статус». Чтобы обновить состояние, нажмите image. Кроме того, можно включить автоматическое обновление — система будет актуализировать статус раз в десять секунд.

image

Пока LanbillingX не закончил создавать документы, вы можете отменить генерацию. Для этого кликните image.

image

Когда система создаст все документы, полоса состояния станет полностью зелёной. Сформированные документы клиент может посмотреть в личном кабинете.

Нажмите image, чтобы отправить документы клиентам или сохранить на компьютер. Вы можете сделать это сразу после окончания генерации или в любой другой момент.

image

Сохранить или отправить документы

В правой части окна представлены все сформированные документы. Отметьте строки и выберите действие.

  • «Выгрузить» — чтобы сохранить их на компьютер. Если вы выгружаете несколько документов, то убедитесь, что они одного типа.

  • «Отправить» — чтобы выслать клиентам на электронную почту.

    image

    Вы можете убедиться, что документы успешно отправлены на электронную почту. Для этого нажмите image система обновит статус.

    image

    Все сообщения, которые были отправлены клиенту, менеджер может посмотреть в его карточке.

    Обратите внимание: для того чтобы LanbillingX успешно отправил сообщение на email, предварительно нужно настроить систему.

    • Задать параметры сервера исходящей почты.
    • Указать адрес электронной почты в карточке клиента.


У вас есть вопросы по этой статье? Пожалуйста, напишите нам на .