Массово создать и отправить счета и документы клиентам

LanbillingX позволяет быстро создавать документы: счета на оплату услуг, счета на предоплату, счета-фактуры, акты и универсальные передаточные документы. Процесс генерации можно автоматизировать — система ежемесячно будет создавать документы для определённой группы или сразу для всех клиентов.

Также менеджер может формировать и отправлять документы вручную.

Рассмотрим формирование документа на примере счёта.

Сформировать документы

1. Перейдите в раздел «Документы» — «Счета».

   

2. Нажмите «Сформировать счета».

   

3. Выберите шаблон, например, «Счёт».

4. Укажите номер первого документа. Система автоматически предложит номер на основании настроек в шаблоне документа. Его можно изменить — ввести любое сочетание символов.

   Пример. Если указать «Doc-512», то LanbillingX сгенерирует документы с номерами «Doc-512», «Doc-513» и т. д.

   

5. Укажите день выставления документа.

6. Задайте период — месяц, день или временной интервал, за который нужно сформировать документ.

   Пример. Счёт за ноябрь 2020 года выставлен клиенту шестого декабря. В этом случае дата выставления — 06.12.20, а период — ноябрь 2020.

   

7. Выберите, для кого нужно сформировать документы:

   • для всех клиентов;
   • для участников определённой группы;
   • для одного клиента;
   • для одного договора;
   • более сложные условия — с помощью фильтра.
   

8. Нажмите «Сформировать».

   

Система начнёт генерировать документы. Если их много, то этот процесс может занять несколько минут. Генерация выполняется в фоновом режиме — в это время вы можете продолжать работу в LanbillingX.

Чтобы посмотреть состояние генерации нажмите .

Пока LanbillingX не закончил создавать документы, вы можете отменить генерацию. Для этого кликните .

Когда система создаст все документы, полоса состояния станет полностью зелёной. Сформированные документы клиент может посмотреть в личном кабинете.

Выберите документы, которые хотите отправить клиентам или сохранить на компьютер. Вы можете сделать это сразу после окончания генерации или в любой другой момент.

Сохранить или отправить документы

В правой части окна представлены все сформированные документы. Отметьте строки и выберите действие.

• «Скачать» — чтобы сохранить их на компьютер. Если вы выгружаете несколько документов, то система объединит их в zip-архив.

• «Отправить» — чтобы выслать клиентам на электронную почту.

  

  Обратите внимание: для того чтобы LanbillingX отправил сообщение на email, предварительно нужно настроить систему.

  • Задать параметры сервера исходящей почты.
  • Указать адрес электронной почты в карточке клиента и в контактах его сотрудников.

  Все сообщения, которые были отправлены клиенту, менеджер может посмотреть в его карточке.