Настроить автоматическую генерацию документов

Менеджер должен регулярно формировать документы для клиентов: счета на оплату и предоплату, акты и счета фактуры. Он может делать это вручную, однако процесс легко автоматизировать. Один раз в месяц LanbillingX будет создавать документы, и отправлять их клиентам на электронную почту.

Сначала настройте общие параметры — в который день и час система будет автоматически формировать документы. После этого это определите, какие именно документы и для каких клиентов должен создавать LanbillingX.

Когда формировать документы

Возможности настройки различаются для разных документов.

• Счёт (для предоплатных подписок) — можно указать, в какой день месяца и в который час система будет их создавать.
• Остальные документы — всегда формируются в первый день месяца, однако менеджер может выбрать время.

1. Перейдите в раздел «Настройки» — «Параметры».

   

2. Установите день, в который LanbillingX будет создавать счёт на предоплату.

3. Установите час — в это время система начнёт создавать все документы.

   

Какие типы документов и для каких клиентов

По умолчанию автоматическое формирование включено для нескольких документов: для счетов на оплату услуг, актов сдачи-приёмки и счетов-фактур. Вы можете настроить генерацию отдельно для любого типа документов — например, отключить для актов и включить для счетов на предоплату.

1. Перейдите в раздел «Документы» — «Шаблоны документов».

   

2. Кликните слева от шаблона, который хотите настроить.

   

3. В блоке «Автоматически формировать документы» укажите, кому система ежемесячно будет создавать документы: никому, всем клиентам или только определённой группе.

4. После того как система создаст документы, она может отправить их клиентам на email. Для этого установите флаг «Автоматическая отправка».

5. Нажмите «Сохранить».

   

Настройки документа сохранены в системе.