Наверх

Настроить автоматическое формирование и отправку счетов и документов

Менеджер должен регулярно отправлять клиентам документы: счета на оплату, акты, счета-фактуры и универсальные передаточные документы. Он может делать это вручную, однако процесс легко автоматизировать. Один раз в месяц LanbillingX будет создавать и отправлять документы клиентам на электронную почту с текстом, который вы можете настроить в шаблонах уведомлений.

По умолчанию автоматическое формирование включено для нескольких документов: для счетов на оплату услуг, актов и счетов-фактур. Вы можете настроить генерацию отдельно для любого типа документов — например, отключить для актов и включить для счетов на аванс.

Настройки отличаются в зависимости от типа документа.

  1. Перейдите в раздел «Документы» — «Шаблоны документов».

    image

  2. Кликните на шаблон, который хотите настроить.

    image

  3. Выберите по какому шаблону будет формироваться текст уведомления, которое получит клиент или менеджер.

    image

  4. Укажите, кому система ежемесячно будет создавать документы: никому, всем клиентам или только определённой группе.

    image

  5. Установите день и час, когда LanbillingX будет формировать:

    • счета для подписок на предоплатные тарифы;
    • счета для подписок на постоплатные тарифы.

    Если выбранный день отсутствует в месяце, документы будут сформированы в последний день месяца. Например, если задано формирование счёта на 31-е число каждого месяца, то в июне он будет сформирован 30-го числа.

    image

  6. После того как система создаст документы, она может отправить их клиентам на email. Для этого установите флаг «Отправлять после формирования». Убедитесь, что в системе заданы все настройки для отправки документов.

    image

  7. Нажмите «Сохранить».

    image

  1. Перейдите в раздел «Документы» — «Шаблоны документов».

    image

  2. Кликните на шаблон, который хотите настроить.

    image

  3. Выберите по какому шаблону будет формироваться текст уведомления, которое получит клиент или менеджер.

    image

  4. Укажите, кому система ежемесячно будет создавать документы: никому, всем клиентам или только определённой группе.

    image

  5. Установите день и час, когда LanbillingX будет формировать документы для подписок на предоплатные тарифы.

  6. Установите время, когда LanbillingX будет формировать документы для подписок на постоплатные тарифы.

    image

  7. После того как система создаст документы, она может отправить их клиентам на email. Для этого установите флаг «Отправлять после формирования». Убедитесь, что в системе заданы все настройки для отправки документов.

    image

  8. Нажмите «Сохранить».

    image

У вас есть вопросы по этой статье? Пожалуйста, напишите нам на .