Настроить автоматическое формирование и отправку счетов и документов

Менеджер должен регулярно отправлять клиентам документы: счета на оплату, акты, счета-фактуры и универсальные передаточные документы. Он может делать это вручную, однако процесс легко автоматизировать. Один раз в месяц LanbillingX будет создавать и отправлять документы клиентам на электронную почту с текстом, который вы можете настроить в шаблонах уведомлений.

По умолчанию автоматическое формирование включено для нескольких документов: для счетов на оплату услуг, актов и счетов-фактур. Вы можете настроить генерацию отдельно для любого типа документов — например, отключить для актов и включить для счетов на аванс.

1. Перейдите в раздел «Документы» — «Шаблоны документов».

   

2. Кликните на шаблон, который хотите настроить.

   

3. Выберите по какому шаблону будет формироваться текст уведомления, которое получит клиент или менеджер.

   

4. Настройте параметры в блоке «Автоматически формировать документы».

   • Укажите, кому система ежемесячно будет создавать документы: никому, всем клиентам или только определённой группе.
   

   • Установите день и час, когда LanbillingX будет формировать:

     • счета для подписок на предоплатные тарифы;
     • счета для подписок на постоплатные тарифы.

     Если выбранный день отсутствует в месяце, документы будут сформированы в последний день месяца. Например, если задано формирование счёта на 31-е число каждого месяца, то в июне он будет сформирован 30-го числа.

     

   • После того как система создаст документы, она может отправить их клиентам на email. Для этого установите флаг «Отправлять после формирования». Убедитесь, что в системе заданы все настройки для отправки документов.

   

5. Нажмите «Сохранить».