Счета

LanbillingX сохраняет всю финансовую информацию: какими услугами пользовались клиенты, в каком объёме и по какой цене. Также в системе фиксируются все платежи и списания по договорам. На основе этих данных можно формировать документы для клиентов.

Каждый документ формируется по тому или иному шаблону. В системе уже есть основные шаблоны:

• Счёт на оплату услуг
• Авансовый счёт
• Счёт-фактура
• Акт сдачи-приёмки
• Акт сверки

Любой сформированный документ менеджер может сохранить на компьютер или отправить клиенту на email прямо из административного интерфейса. Также сформированные счета можно загрузить в 1С.

Как настроить

База клиентов

1. Создайте карточки клиентов и укажите в них адреса электронной почты.

2. Добавьте для каждого клиента хотя бы один договор. Он нужен, чтобы хранить средства клиента и учитывать приобретённые услуги.

3. Оформите подписки. В рамках подписки система рассчитывает суммы, которые клиент должен оплачивать.

Создание документов

1. Настройте правила, по которым система будет присваивать документам номера.

2. Настройте автоматическое формирование документов — LanbillingX будет создавать их в указанное время. По умолчанию эта функция включена для трёх шаблонов: счёт на оплату услуг, акт сдачи-приёмки, счёт-фактура. Вы можете настроить автоматическую генерацию не только для этих шаблонов, но и для любого другого.

3. Определите, какие типы документов будут видны клиентам в личном кабинете.

Отправка документов

1. Задайте параметры сервера исходящих сообщений. Это нужно, чтобы LanbillingX мог отправлять сообщения на электронную почту.

2. Включите автоматическую отправку документов.

3. По умолчанию LanbillingX отправляет документы только на email, указанный в карточке клиента на вкладке «Общие сведения». Вы можете это изменить: настроить отправку документов на электронные адреса сотрудников или вовсе её отключить.

Как работать

Формирование и рассылка

Если вы настроили автоматическое создание документов, то LanbillingX ежемесячно будет отправлять документы клиентам на электронную почту, а менеджеру останется только проверить работу системы.

Также менеджер может создавать документы вручную — в тот момент, в который они требуются. Например, распечатать договор нужно сразу после его заключения, а формировать акты сдачи-приёмки — в конце месяца. Есть два способа, как создать документы вручную.

• Для всех или нескольких клиентов — в разделе «Документы».
• Для одного клиента — в его карточке.

Оплата

Некоторые документы предполагают оплату от клиента, например, счёт. У таких документов есть статусы: «Не оплачен», «Оплачен», «Просрочен». Они нужны, чтобы менеджер мог контролировать своевременность платежей.

Система переводит документ в статус «Просрочен», если клиент не внёс платёж в срок.

• Для предоплатных тарифов — первое число расчётного периода.
• Для постоплатных тарифов — первый день нового периода + отсрочка.

В статус «Оплачено» документ может перейти тремя способами:

• менеджер проводит по нему оплату;
• счёт указан при загрузке данных из 1С или клиент-банка;
• менеджер вручную отмечает счёт оплаченным.