LanbillingX сохраняет всю финансовую информацию: какими услугами пользовались клиенты, в каком объёме и по какой цене. Также в системе фиксируются все платежи и списания по договорам. На основе этих данных можно формировать документы для клиентов.
Каждый документ формируется по тому или иному шаблону. В системе уже есть основные шаблоны:
Для удобства документы в общем списке разделены на счета и бухгалтерские документы.
Любой сформированный документ менеджер может сохранить на компьютер или отправить клиенту на email прямо из административного интерфейса. Также сформированные документы можно загрузить в 1С.
Настройте правила, по которым система будет присваивать документам номера.
Настройте автоматическое формирование документов — LanbillingX будет создавать их в указанное время. По умолчанию эта функция включена для трёх шаблонов: счёт на оплату услуг, акт, счёт-фактура. Вы можете настроить автоматическую генерацию не только для этих шаблонов, но и для любого другого.
Определите, какие типы документов будут видны клиентам в личном кабинете.
Задайте параметры сервера исходящих сообщений. Это нужно, чтобы LanbillingX мог отправлять сообщения на электронную почту.
Включите автоматическую отправку документов.
По умолчанию LanbillingX отправляет документы только на email, указанный в карточке клиента на вкладке «Общие сведения». Вы можете это изменить: настроить отправку документов на электронные адреса сотрудников или вовсе её отключить.
Если вы настроили автоматическое создание документов, то LanbillingX по расписанию будет отправлять документы клиентам на электронную почту по заданному шаблону, а менеджеру останется только проверить работу системы.
Также менеджер может создать документы вручную — в тот момент, в который они требуются. Например, распечатать договор нужно сразу после его заключения, а формировать акты — в конце месяца. Есть два способа, как создать документы вручную.
Некоторые документы предполагают оплату от клиента, например, счёт. У таких документов есть статусы:
Они нужны, чтобы менеджер мог контролировать своевременность платежей.
У вас есть вопросы по этой статье? Пожалуйста, напишите нам