LanbillingX сохраняет всю финансовую информацию: какими услугами пользовались клиенты, в каком объёме и по какой цене. Также в системе фиксируются все платежи и списания по договорам. На основе этих данных можно формировать документы для клиентов.
Каждый документ формируется по тому или иному шаблону. В системе уже есть основные шаблоны:
Любой сформированный документ менеджер может сохранить на компьютер или отправить клиенту на email прямо из административного интерфейса. Также сформированные счета можно загрузить в 1С.
Создайте карточки клиентов и укажите в них адреса электронной почты.
Добавьте для каждого клиента хотя бы один договор. Он нужен, чтобы хранить средства клиента и учитывать приобретённые услуги.
Оформите подписки. В рамках подписки система рассчитывает суммы, которые клиент должен оплачивать.
Настройте правила, по которым система будет присваивать документам номера.
Настройте автоматическое формирование документов — LanbillingX будет создавать их в указанное время. По умолчанию эта функция включена для трёх шаблонов: счёт на оплату услуг, акт сдачи-приёмки, счёт-фактура. Вы можете настроить автоматическую генерацию не только для этих шаблонов, но и для любого другого.
Определите, какие типы документов будут видны клиентам в личном кабинете.
Задайте параметры сервера исходящих сообщений. Это нужно, чтобы LanbillingX мог отправлять сообщения на электронную почту.
Включите автоматическую отправку документов.
По умолчанию LanbillingX отправляет документы только на email, указанный в карточке клиента на вкладке «Общие сведения». Вы можете это изменить: настроить отправку документов на электронные адреса сотрудников или вовсе её отключить.
Если вы настроили автоматическое создание документов, то LanbillingX ежемесячно будет отправлять документы клиентам на электронную почту, а менеджеру останется только проверить работу системы.
Также менеджер может создавать документы вручную — в тот момент, в который они требуются. Например, распечатать договор нужно сразу после его заключения, а формировать акты сдачи-приёмки — в конце месяца. Есть два способа, как создать документы вручную.
Некоторые документы предполагают оплату от клиента, например, счёт. У таких документов есть статусы: «Не оплачен», «Оплачен», «Просрочен». Они нужны, чтобы менеджер мог контролировать своевременность платежей.
Система переводит документ в статус «Просрочен», если клиент не внёс платёж в срок.
В статус «Оплачено» документ может перейти тремя способами:
У вас есть вопросы по этой статье? Пожалуйста, напишите нам