Счета

Любая фирма ведёт документооборот со своими клиентами. В LanbillingX есть вся финансовая информация, которая нужна для формирования первичных документов:

• счетов на оплату услуг;
• счетов на предоплату;
• актов сдачи-приёмки;
• счетов-фактур.

Сформированные счета можно загрузить в 1С.

Настроить создание документов

1. Задайте параметры сервера исходящих сообщений. Это нужно, чтобы LanbillingX мог отправлять сообщения на электронную почту.

2. Настройте правила, по которым система будет присваивать документам номера.

3. Настройте автоматическое формирование документов — LanbillingX будет создавать их в указанное время и отправлять клиентам на email. По умолчанию эта функция включена для счетов на оплату услуг, актов сдачи-приёмки и счетов-фактур. Вы можете настроить автоматическую генерацию не только для этих документов, но и для любого другого.

4. По умолчанию клиенты получают документы на email, указанный на вкладке «Общие сведения». Однако это можно изменить: посылать документы на электронные адреса сотрудников или вовсе запретить отправку.

5. Определите, какие типы документов будут видны клиентам в личном кабинете.

Подготовить базу клиентов

1. Создайте карточки клиентов и укажите в них адреса электронной почты.

2. Добавьте для каждого клиента хотя бы один договор. Он нужен, чтобы хранить средства клиента и учитывать приобретённые услуги.

3. Оформите подписки. В рамках подписки система рассчитывает суммы, которые клиент должен оплачивать.

Формировать документы

Рекомендуем настроить автоматическое создание документов. LanbillingX ежемесячно будет отправлять документы клиентам на электронную почту, а менеджеру останется только проверить работу системы.

Также менеджер может создавать документы вручную — в тот момент, в который они требуются. Например, распечатать договор нужно сразу после его заключения, а формировать акты сдачи-приёмки — в конце месяца. Есть два способа, как создать документы вручную.

• Для всех или нескольких клиентов — в разделе «Документы».
• Для одного клиента — в его карточке.

Любой сформированный документ менеджер может сохранить на компьютер или отправить клиенту на email прямо из административного интерфейса.