Массово отправить документы клиентам

Менеджер должен регулярно формировать документы: счета на оплату услуг, акты сдачи-приёмки, счета-фактуры и т. д. Сгенерировать документы можно прямо в LanbillingX — вручную или автоматически. После этого документы нужно разослать клиентам.

Обратите внимание: для того чтобы LanbillingX успешно отправил сообщение на email, предварительно нужно настроить систему.

• Задать параметры сервера исходящей почты.
• Указать адрес электронной почты в карточке клиента.

Отправить документы можно двумя способами. В карточке клиента удобно работать с документами для одной организации или физического лица. Если вы хотите отправить документы сразу нескольким клиентам, то сделать это нужно в разделе «Документы». Для этого сначала нужно найти документы, а потом отправить их.

Найти документы

1. Перейдите в раздел «Документы» — «Список документов».

   

2. Задайте фильтры.

   • Установите временные границы: по дате выставления документа или по периоду.

     Пример. Счёт за ноябрь 2020 года выставлен клиенту шестого декабря. В этом случае дата выставления — это 06.12.20, а период — это ноябрь 2020.

   • Укажите тип документа, например «Акт», «Квитанция на предоплату» или «Договор».

   

   • Определите, каким клиентам нужно отправить документы.

     • Выберите группу клиентов.

     • Воспользуйтесь расширенным поиском.

     • Укажите конкретного клиента или договор.

   

3. Нажмите «Найти».

   

Сохранить или отправить документы

Система отобразит в правой части экрана документы. Отметьте документы и выберите действие.

• «Выгрузить» — чтобы сохранить их на компьютер. Если вы выгружаете несколько документов, убедитесь, что они одного типа.

• «Отправить» — чтобы выслать на электронную почту.

  

  Вы можете убедиться, что документы успешно отправлены на электронную почту. Для этого нажмите — система обновит статус.

  

Любой документ можно выгружать и отправлять на почту неограниченное число раз. Все документы, которые были отправлены клиенту, менеджер может посмотреть в его карточке.